En ce moment où la digitalisation devient de plus en plus présente dans le monde, même la signature d’un document professionnel et confidentiel peut se réaliser en ligne. Cela offre en effet de nombreux avantages non seulement aux particuliers, mais également aux entreprises.

Se tourner vers cette solution est surtout bénéfique aujourd’hui où les restrictions sanitaires deviennent plus strictes. Si vous avez envie de l’intégrer au sein de votre société, connaissez d’abord le principe de fonctionnement, les bienfaits ainsi que les règles à respecter.

Quels sont les principaux avantages de la signature d’un document en ligne ?

La signature électronique pdf offre plusieurs avantages. Tout d’abord, c’est une procédure à 100 % sécurisée. Avec un système de clés de chiffrement ainsi que des processus complets d’identification, la signature en ligne promet l’authenticité des signatures effectuées ainsi que l’intégrité du document en question.

Avec cette technique, il devient dans ce cas impossible pour les personnes qui viennent de l’extérieur de falsifier la signature comme avec une signature classique. Ensuite, cette solution semble très efficace. Vous allez, avec elle, profiter d’un gain de temps considérable.

De plus, vous pourrez tracer avec précision les transactions, que cela soit en externe ou bien en interne. Vous oubliez en même temps l’impression, la numérisation et l’aller-retour partout pour transporter vos documents. Et n’oubliez pas que vous serez à l’abri de l’archivage et du stockage des dossiers. Ce qui vous fait parfois courir des risques en cas de vol, de dégâts des eaux… En visitant le site universign.com, vous en apprendrez un peu plus sur le déroulement d’une signature électronique d’un document PDF.

Et enfin, sachez qu’il s’agit d’une alternative écologique. Recourir à la signature en ligne a un grand impact sur l’environnement. Lorsque vous procédez à une signature à distance, vous allez réduire les déplacements. Vous allez aussi vous passer de l’étape de l’impression, de la photocopie et de l’archivage.

Le principe de fonctionnement de la signature électronique

Retenez que signer un document pdf, c’est aussi un procédé assez simple à mettre en œuvre. Avec cette technique, vous pouvez signer à distance n’importe lequel de vos documents. Qu’il s’agisse d’un contrat de travail, d’un bail, d’un acte ou encore d’un mandat, vous allez les numériser. Choisissez cependant une interface protégée et connue.

La personne qui doit effectuer la signature reçoit généralement par email un lien qui lui permet d’accéder directement à la page du document. Il aura dans ce cas la capacité de visualiser les dossiers sans passer par l’impression. Après cela, il passe par la phase de recueil de consentement. C’est ce qui prouve qu’il a bien pris connaissance du contenu du document qu’il signe. Ce recueil en question est formalisé sous la forme d’une case qu’il faut cocher. Et avant de renvoyer le document signé, il effectue une authentification grâce à un code qu’il reçoit par SMS ou par appel. Notez que sans cette dernière étape, l’authentification n’est pas acceptable et n’est même pas possible.

Les équipements indispensables pour réaliser la signature électronique

Afin de signer un document PDF en ligne, vous avez besoin d’un ordinateur, d’une tablette ou bien d’un Smartphone. N’oubliez pas non plus la connexion Internet. Vous devez y accéder pour visualiser le dossier à signer et pour l’envoyer par suite. Vous n’aurez donc pas besoin d’un logiciel, d’une clé USB ou bien d’un lecteur carte. Notez que l’opération va se dérouler uniquement en ligne. L’entreprise ou la personne qui vous envoie le document de son côté, a besoin de plusieurs outils en plus. Elle peut même demander l’aide d’un expert dans le domaine pour préparer les documents.

Notez que la signature électronique pdf vous offre les mêmes garanties qu’une signature sur papier. Elle possède les mêmes valeurs légales que les documents manuscrits. Elle vous offre la possibilité de prouver l’intégrité du document qui a été signé. C’est ce qui vous garantit que le contenu ne sera pas modifié jusqu’à ce qu’il arrive à destination. La société ou l’organisme qui demande la signature a la certitude qu’il obtient bien la signature d’une personne réelle.

Comment bien choisir la solution de signature électronique ?

Vous avez deux solutions pour réaliser convenablement votre signature électronique. La première alternative consiste à miser sur une solution basée sur le Cloud. Tout comme les outils en mode SaaS, ce logiciel gagne de plus en plus en popularité auprès des sociétés. Avec son accès, votre équipe va accéder directement à l’interface en ligne, et cela, par des identifiants particuliers.

Vous profiterez d’une installation rapide, d’une meilleure flexibilité et d’un accompagnement sur-mesure en cas de souci. La seconde option, c’est d’opter pour un outil en interne. Il impose l’installation d’une licence sur les PC de votre organisme. Il vous permet de mieux contrôler l’ensemble de vos données. Sachez qu’il vous garantit un niveau élevé de la sécurisation de vos informations.